Wie ein mittelständisches Unternehmen mit Placetel KI Telefonie den Kundenservice optimierte

Von der Ausgangslage zum Zielbild

• Ausgangslage

  IST‑Zustand der IT: klassische Telefonanlage, wenig Flexibilität

  Die Telefonie basierte auf einer klassischen Telefonanlage mit Hardware im Büro. Bei vielen parallelen Anrufen entstanden Wartezeiten, verpasste Kontakte und Rückrufe ohne Kontext. Homeoffice war nur eingeschränkt möglich, Anrufe wurden „irgendwie“ weitergeleitet statt nach Zuständigkeit. Gesprächsnotizen und Tickets entstanden manuell, das klassische Fax sorgte für zusätzliche Medienbrüche – und kostete das Team unnötig Zeit.

• Zielbild

  Cloud‑Telefonie + klare Prozesse, KI als Effizienz‑Booster

  Ziel war eine zentrale Placetel Cloud-Telefonanlage ohne starre Hardware – mit flexiblen Arbeitsplätzen und derselben Bürorufnummer auch im Homeoffice. Anrufe sollten über Rufgruppen, Öffnungszeiten und Zuständigkeiten laufen, inklusive Rufnummernübernahme und digitalem Fax per E‑Mail. Darauf aufbauend sollte Placetel KI Telefonie mit Vorqualifizierung, Transkription, automatischer Dokumentation und Call Routing das Team entlasten.