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Success Story Dünkel Holding GmbH & Co. KG

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Success Story · Unternehmens-Chat-KI

Wie Dünkel Holding mit PrivateGPT Wissensarbeit beschleunigt – als Unternehmens‑Chat‑KI in Azure

Bei Dünkel Holding GmbH & Co. KG (ca. 500 Mitarbeitende) sollte internes Wissen schneller auffindbar werden – ohne Daten in öffentliche KI‑Tools zu geben. Mit PrivateGPT als Unternehmens‑Chat‑KI in Azure werden SharePoint‑Inhalte und interne Dokumente im Chat nutzbar gemacht – mit Entra ID (SSO), sicheren Uploads und Vektorsuche.

  • Dünkel Holding GmbH & Co. KG
  • 500 Mitarbeitende
  • Branche: Holding
  • Azure (Kunden‑Tenant)

Problemstellung

Wissensarbeit beschleunigen & Teams spürbar entlasten

In einer Unternehmensgruppe wie der Dünkel Holding (ca. 500 Mitarbeitende) ist Wissen häufig verteilt: SharePoint, PDFs, Wikis, Excel und E‑Mails. Das macht Antworten langsam, uneinheitlich und fehleranfällig – besonders bei Onboarding, Support und fachlichen Teams. Öffentliche KI‑Tools sind aus Datenschutz‑ und Compliance‑Gründen keine Option. Genau hier setzt Unternehmens‑Chat‑KI an.

Von der Ausgangslage zum Zielbild

  • Ausgangslage

    Wissen verteilt, Suche langsam, Risiko bei „öffentlichen“ Tools

    Teams mussten Informationen aus vielen Quellen zusammensuchen: SharePoint, PDFs, Vorlagen, Excel-Listen und Wikis. Dokumente wurden nicht gefunden oder tauchten in veralteten Versionen auf. Statt zu suchen, wurde oft „einfach jemand gefragt“ – das unterbrach die Arbeit und kostete besonders im Onboarding und Support Zeit. Gleichzeitig war klar: Sensible Inhalte dürfen nicht in öffentliche KI-Tools, gefragt war ein Betrieb im eigenen Azure-Tenant.

  • Zielbild

    Chat‑KI wie ChatGPT – aber in der eigenen Azure

    Ziel war eine interne Chat-KI in der Unternehmens-Azure, nutzbar per Entra ID (SSO) ohne zusätzliche Passwörter. Mitarbeitende sollten Fragen zu Richtlinien, Prozessen und Dokumenten stellen und Antworten direkt aus SharePoint erhalten – mit Quellenangabe und nur auf Basis freigegebener Versionen. Berechtigungen bleiben dabei gewahrt. Sichere Uploads, Chat-Historie und Vektorsuche sollten Trefferqualität und Kosten planbar machen.

Lösung

PrivateGPT (Unternehmens‑Chat‑KI) im Alltag

Die Lösung wurde als sichere Unternehmens‑KI umgesetzt: PrivateGPT in der eigenen Azure‑Umgebung, Login per Entra ID (SSO) und Wissensabfragen aus SharePoint und Dokumenten – ergänzt um sichere Uploads, Chat‑Historie, Vektorsuche und Kostenkontrolle.

  1. Betrieb in der eigenen Azure‑Umgebung

    PrivateGPT wird im Kunden‑Tenant betrieben. Dadurch bleiben Daten und Zugriffe in Ihrer Cloud‑Umgebung – mit klarer Governance und DSGVO‑Ausrichtung.

  2. SSO via Microsoft 365 / Entra ID

    Anmeldung per Unternehmens‑Login (Single Sign‑On). Zugriffe sind nachvollziehbar und lassen sich über bestehende Identitäten und Gruppen steuern.

  3. SharePoint‑Anbindung als Wissensbasis

    Dokumentbibliotheken werden als Quelle nutzbar – damit Richtlinien, Angebote, Handbücher und Prozesswissen im Chat verfügbar sind.

  4. Dokumente verstehen (PDF, Word, Excel, PowerPoint …)

    PrivateGPT kann Inhalte aus gängigen Dateitypen abrufen und zusammenfassen – inklusive Textdateien und weiteren internen Formaten.

  5. Sichere Datei‑Uploads für sensible Inhalte

    Nutzer können geschützte PDFs und Dokumente hochladen und gezielt Fragen dazu stellen – ohne Umwege über externe Tools.

  6. Erstklassige Vektorsuche

    Semantische Suche liefert die relevantesten Textstellen aus Ihrer Wissensbasis – für präzisere Antworten und bessere Zusammenfassungen.

  7. Chat‑Historie

    Gespräche bleiben nachvollziehbar. Teams können Kontexte wieder aufnehmen und Wissen konsistent weiterverwenden.

  8. Tokenzähler & Modell‑Update‑Fähigkeit

    Kosten bleiben planbar durch Token‑Kontrolle. Gleichzeitig können die neuesten OpenAI‑Modelle genutzt werden, sobald sie verfügbar sind.

Ergebnisse

Messbare Entlastung in Wissensarbeit & Support

Was sich für Dünkel Holding GmbH & Co. KG nach dem Projekt verändert hat – von der Planung bis in den laufenden Betrieb.

Success Story Dünkel Holding GmbH & Co. KG
+30 %

Effizienz · Weniger Nacharbeit

+20 %

Erreichbarkeit · Self‑Service im Chat

  • +30 % Effizienz

    Automatische Zusammenfassungen und strukturierte To‑dos sparen Zeit, reduzieren manuelle Nacharbeit und entlasten das Team.

  • +20 % Erreichbarkeit

    Sofortige Antworten auf Standardfragen – auch außerhalb von Kernzeiten. Das reduziert Rückfragen und schafft Luft für komplexe Themen.

  • +25 % Kundenzufriedenheit

    Bessere Treffer aus Dokumenten und konsistente Antworten sorgen für schnellere Bearbeitung – intern wie extern.

Die folgenden Werte sind projektbezogene Richtwerte und dienen als Orientierung (abhängig von Use Cases, Wissensbasis und Nutzerzahl).

„Seit PrivateGPT im Einsatz ist, finden wir Informationen aus SharePoint und internen Dokumenten deutlich schneller. Das entlastet Teams spürbar – und wir können Fragen konsistenter beantworten, ohne sensible Inhalte in öffentliche KI‑Tools zu kopieren.“

Dünkel Holding GmbH & Co. KG, Wissensmanagement / interne Services

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